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Destrucción papel: plazos para conservar los documentos

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julio 27, 2017 by redaccion_01

destruccion papel - portes baratos en madriddestruccion papel - portes baratos en madridSi hacemos una revisión de la Ley Orgánica de Protección de Datos o LOPD como mejor se le conoce, encontraremos que la información de carácter personal, será cancelada cuando ya no sea necesaria o haya cumplido el fin para el cual fue requerida. Este precepto, es la base a partir del cual sabremos cuándo proceder con la destrucción papel.

No obstante, es necesario hacer énfasis en que tal norma sirve de base o referencia para que el empresario sepa cuándo proceder con la destrucción y no es una regla general. Esto quiere decir que, cuando no exista otra normativa especial que regule el momento a partir del cual pueden destruirse los documentos que tenemos en nuestro poder, se aplicará lo previsto en la LOPD.

Ahora bien, la mayor dificultad que esto representa es saber cuál normativa aplicar para cada caso, puesto que no todos los documentos poseen las mismas características ni están regulados por las mismas leyes y esta es una de las razones por las que, entre las diversas alternativas para la destrucción de papel que nos ofrece la ley, optemos siempre por contratar una empresa especializada en el área.

De hecho, en ocasiones para empresas de mudanza resulta complejo determinar este momento, por ello es importante contratar a los mejores a fin de que tengamos la tranquilidad de que no seremos sancionados por haber destruido algún documento anticipadamente.

Identifica tu documentación

En vista de que la LOPD no es de aplicación general, el mejor método que podemos utilizar para determinar hasta cuándo debemos conservar la documentación que poseemos, es la identificación de esta según el carácter que tenga. Así, al consultarla, podremos saber cuál es la normativa que la regula y cuánto tiempo tendremos que conservarla.

En este sentido, aquellos derivados de una relación laboral tales como el contrato de trabajo, los recibos de pago o los relacionados con la seguridad social de los trabajadores que se encuentran bajo nuestra dirección, pueden destruirse transcurridos 4 años desde su emisión.

En este orden de ideas, de acuerdo con el Código de Comercio, los papeles que contengan datos de tipo mercantil, tales como los libros o la correspondencia, se conservarán durante 6 años. En materia fiscal, este plazo es de 4 años, y este mismo ejercicio de clasificación, tendremos que hacerlo en cada caso, consultando las leyes que correspondan según la materia que se trate.

De igual forma, tengamos en cuenta que una cancelación anticipada, es motivo de multas, por tanto, seleccionemos cuidadosamente al personal que entrará en contacto con ellos y hagamos lo mismo con los choferes o empresas de portes baratos en Madrid que deban trasladarlos a otro lugar. Y siempre, consultemos a las empresas especializadas en la destrucción de papeles acerca del tiempo que debemos archivarlos.


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