Cada empresa tiene sus propias necesidades y exigencias según el tipo de trabajo que desarrolla, por ello, la compra de productos y materiales debe estar orientada a cubrir esas necesidades, sin embargo, en términos generales, se puede dividir en tres categorías el material de oficina.
1.- Papelería
Son todos los materiales que están compuestos por papel, cartón o una materia prima similar, es probablemente el recurso más utilizado en todas las oficinas sobre todo productos como resmas de papel, en variedad de tamaños, los más populares, carta y legal, sobres de diferentes modelos y libretas, block de notas o cuadernos, incluso las agendas se pueden apartar en ésta categoría.
La mejor forma de ahorrar en papelería es haciendo uso de nuevas tecnologías, leyendo directamente del ordenador, utilizando aplicaciones de notas para hacer las anotaciones correspondientes, enviar los trabajos o tareas desarrolladas por correo electrónico o a través de la nube, incluso se puede llevar una agenda virtual.
2.- Instrumentos de oficina, aprendizaje y recreación
Al mencionar instrumentos engloba todas esos artículos de uso diario indispensables para cada trabajador, sin los cuales no se podría desarrollar el funcionamiento correcto de una oficina, los lápices, bolígrafos, marcadores, resaltadores, grapadoras, grapas, clips, ligas, calculadoras, pilas, tijeras, pegamento y reglas o escuadras, son parte importante de los recursos del trabajador.
Para minimizar el gasto en utensilios de uso diario, se debe tener un control sobre los materiales, y un registro de solicitudes personalizadas, de esa forma se establece un orden para solicitar instrumentos y se evita la pérdida desmesurada de materiales.
3.- Material de computación
Son aquellos productos que forman parte de un equipo de computación o electrónico importante dentro de la oficina, los cartuchos de tinta, teclados, ratones y extensiones, pueden entrar en la categoría, por supuesto, optimizar su uso dependerá no solo de la necesidad de la empresa, sino del uso apropiado de cada componente.
